A implementação do orçamento nos escritórios

Donos e sócios de escritórios já ouviram falar em orçamento e certamente sabem da importância de sua aplicação. Muitos, porém, não fazem uso dessa importante ferramenta. A sua não implantação está ligada a dois fatores principais: à falta de conhecimento sobre como introduzir essa ferramenta gerencial na organização e à falta de organização das informações e números dos departamentos financeiros. Não adianta tentar usufruir de relatórios gerenciais para a tomada de decisão se as informações financeiras não estão bem estruturadas. 

Para implementar o orçamento em um escritório de forma correta, é preciso que o gestor se atente a seis importantes etapas. A primeira é o estudo da atual situação do escritório. Como está composto o faturamento? Qual é a melhor área para se desenvolver o negócio? Essas são algumas questões fundamentais que o gestor precisa saber para definir quais são as melhores direções a seguir. 

Nesse primeiro momento, também é importante analisar o percentual do faturamento do que é fixo e do que é variável; verificar o quanto é composto por atividades no consultivo e quanto é no contencioso, bem como em qual área o escritório apresenta melhor desempenho. Para obter tais dados, é importante que seja feita a separação dos contratos por matéria e a composição dos honorários envolvidos. É comum que sejam feitos contratos com várias atividades abrangentes, mas é importante que, internamente, a banca saiba o que o valor de contrato está compondo, assim como as proporções de acordo com os critérios mencionados. Com a organização das informações dá-se início a segunda etapa, com a análise detalhada dos dados.

Duas análises são fundamentais. Uma é a da composição da receita, onde, por exemplo, é possível que o escritório mensure se é mais interessante aumentar o faturamento fixo ao invés do variável, para que possua menos risco de oscilação de caixa, bem como qual tipo de atividade remunera melhor o escritório de acordo com o esforço aplicado, o que facilita a decisão de se é melhor ampliar atividades no consultivo ou no contencioso. A outra análise essencial se dá por centro de custos. Por ela, é possível identificar quais são as áreas, contratos e até mesmo unidades mais rentáveis para o negócio. São informações que tornam o ambiente mais seguro para o gestor tomar decisões estratégicas de como e para onde ampliar seu escritório. 

Ao entrar na terceira etapa, a administração deve definir o modo de ampliação da atividade levantada na etapa anterior. Nesse momento, também é fundamental a definição de uma estratégia de marketing condizente com as metas e objetivos propostos. Tal estratégia deve levar em conta o estudo do ambiente externo e interno do escritório, bem como o público alvo a ser alcançado, de acordo com o mercado em que o escritório está inserido. 

As estratégias devem vir associadas a metas de crescimento do lucro e aos objetivos que têm que ser atingidos para que o avanço efetivamente aconteça. Não se deve pensar somente no aumento da receita, mas no aumento do lucro, tema abordado na etapa seguinte. Quando se projeta os custos e despesas, é necessário ter em mente que os custos variáveis aumentarão de acordo com o faturamento, ou seja, quanto mais seu escritório produzir, maior serão seus custos variáveis. Por outro lado, os custos fixos devem ser geridos para que permaneçam estáveis sempre que possível, isto é, não sofram uma influência drástica. Nesse contexto, ainda há os investimentos necessários na ampliação.

Os mesmos devem ser considerados no orçamento, visto que influenciarão diretamente no caixa do escritório. Todo esse planejamento faz parte da quarta etapa, que também inclui a necessidade de se pensar em composição de fundos de reserva, visando à solvência do negócio no longo prazo. Assim, chega-se à penúltima etapa de implementação do orçamento no escritório. Aqui, cabe aos gestores realizar o acompanhamento mensal do planejado. Análises do tipo Previsto versus Realizado são fundamentais para que se verifique o andamento das previsões e expectativas desenhadas anteriormente.

Se assim julgar importante, podem ser tomadas, trimestralmente, novas decisões estratégicas. Também é fundamental para a administração do escritório que sejam monitorados aspectos básicos do departamento financeiro, tais como a gestão do fluxo de caixa e a apuração do lucro gerencial da banca. A visão do futuro, tendo como base o monitoramento constante do planejamento e a análise dos dados passados, é o grande foco da sexta e última etapa.

Deve-se imaginar o planejamento orçamentário do escritório como algo vivo, que deve ser reestruturado e acompanhado ano a ano. Não é algo estático, desenvolvido somente uma vez para a banca. É importante ressaltar que o processo todo resultará em sucesso efetivo somente com total foco e comprometimento, não só por parte da diretoria, mas também de todos os integrantes da banca. Tais virtudes são fundamentais para gerir bem o escritório.

Jorge Majeski -  Consultor Especialista em Gestão Financeira na Advocacia da Selem, Bertozzi & Consultores Associados - jorge@estrategianaadvocacia.com.br