Transmitindo SPED as pressas para não exceder o prazo? Conheça os Riscos e Dicas

Como estou sempre publicando informações sobre SPED, recebo muitos emails com dúvidas e relatos de situações, sendo assim gostaria de compartilhar algo que me chamou a atenção. Um empresário descreveu que deixou para gerar o seu SPED em cima do prazo de entrega, para surpresa do mesmo no arquivo constava diversos erros ao qual não conseguiria corrigir em tempo hábil, então para cumprir o prazo estipulado pela Receita Federal resolveu transmitir o arquivo incompleto, sem saber em exato o risco desta operação.

Sabemos que atualmente existem ainda diversas empresas como a do nosso amigo citado acima que enviam o arquivo zerado ou com omissão de informações por questões de erros, está é uma situação que traz grandes riscos para o contribuinte pois com o avanço da tecnologia facilmente é detectado pela Receita Federal.

Então gostaria de alerta-los que existe uma lei informando que a prestação de informações falsas ou até mesmo omitir dados é caracterizado crime contra ordem tributária, estando assim sujeito a penalidade descritas no art. 1º, incisos I, II e IV, e no art. 2º, inciso I, da Lei 8.137/90, conforme abaixo:

Art. 1° Constitui crime contra a ordem tributária suprimir ou reduzir tributo, ou contribuição social e qualquer acessório, mediante as seguintes condutas:

I – omitir informação, ou prestar declaração falsa às autoridades fazendárias;
II – fraudar a fiscalização tributária, inserindo elementos inexatos, ou omitindo operação de qualquer natureza, em documento ou livro exigido pela lei fiscal;
(…)
IV – elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou deva saber falso ou inexato;
(…)
Pena – reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa.

Art. 2° Constitui crime da mesma natureza:
I – fazer declaração falsa ou omitir declaração sobre rendas, bens ou fatos, ou empregar outra fraude, para eximir-se, total ou parcialmente, de pagamento de tributo;
(…)
Pena – detenção, de 6 (seis) meses a 2 (dois) anos, e multa.

Dicas para conseguir enviar o SPED correto no prazo

1º Gestão dos Documentos Fiscais

• Garantir que todas as compras e vendas estejam lançadas no software de apoio a gestão.

• Acompanhar se possível diariamente os lançamentos para diminuir os possíveis erros.

2º Gerar o SPED ao inicio do mês

Logo que o mês encerrar gerar o SPED para validar quais os erros que foram encontrados, se for cadastro efetuar as modificação e se for software entrar em contato com o fornecedor do sistema. Com essa antecipação terão tempo para possíveis correções.
3º Auxilio de um Profissional

Nem sempre arquivos validados no PVA estão corretamente escriturados então tem duas figuras que podem auxiliar nesse processo:

• Contador: Como esse profissional tem diversas responsabilidades dentro do cenário de uma empresa é de suma importância que o mesmo auxilie no processo antes de enviar o arquivo para Receita Federal.

• Auditor de Arquivos Digitais: Existem erros que só são encontrados através da auditoria de arquivos, então vale fazer esse esforço para investir na melhoria da sua empresa, o profissional que desempenha esse papel utiliza softwares que cruzam dados simulando um auditor e após este processo ele auxilia e tira dúvidas em relação a problemas encontrados.

4º ERP - ter um bom software de automação comercial:

• Procurar uma empresa que tenha profissionais interdisciplinares e especializados no assunto.

• Que contenha experiência de mercado.

• Estrutura para conseguir atender as legislações

5º Pessoas capacitadas para atender as exigências do fisco

• Capacitação da equipe, para poder melhorar a gestão e atender as exigências do governo.

Seguindo essas dicas acima conseguiremos melhorar a integridade dos arquivos e diminuir o máximo as possibilidades de penalidades nas autuações. E caso já enviou o arquivo com informações incorretas é tempo de contactar o contador para ver a possibilidade retificação da escrituração.

Caio Vitor Portugal Lago Analista Suporte

Profissional graduado em Analise e Desenvolvimento de Sistemas e formado no curso Técnico em Informática, contendo 6 anos de experiencia na área de Analise de Suporte nível 2 com enfase em Automação Comercial, portando conhecimento de regras de negócios voltadas para ERP, banco de dados, setor fiscal (SPED) entre outros