A contabilidade da sua empresa é digital?

Sua empresa usa a tecnologia para aprimorar a prática contábil e tributária e melhorar a governança corporativa? Existem muitos problemas que acontecem nas rotinas de quem atua na contabilidade de uma empresa. Esses desafios profissionais precisam ser enfrentados com inteligência para reduzir, sempre, custos e otimizar o tempo dos colaboradores e o desempenho organizacional para atingir melhores resultados. Isso é o ideal.

A contabilidade está envolvida com diversas áreas das empresas e isso requer um gerenciamento ativo e constante de informações e dados. Falar em gerenciamento de informações e dados é falar do uso correto do sistema de informações contábeis, suportado hoje em um ERP (Enterprise Resources Planning), ou sistema de gestão empresarial, como é mais conhecido no Brasil.

O uso de novas tecnologias e ferramentas digitais para a gestão patrimonial e de resultados é essencial no mundo extremamente competitivo no qual as corporações atuam. Usar a contabilidade digital e o direito tributário eletrônico (uma realidade) adequadamente podem fazer o empresário enxergar além do velho padrão contábil, gerando soluções tecnológicas agregadoras, para obter resultados mais palpáveis e duradouros.

Assim, como as empresas em geral podem mensurar a existência de ausências de gestão ligadas à contabilidade digital ou constatar que estão no caminho certo? O caminho mais razoável é fazer diagnósticos de análises por meio de perguntas como essas a seguir e encontar respostas para essas ausências ou para a certificação do padrão contábil-tributário digital em que se encontram.

1. Existem processos voltados para um acompanhamento automatizado das rotinas contábeis e tributárias na empresa? Isso permite encontrar soluções para as demandas de forma mais organizada e alinhada com as estratégias organizacionais.

2. Existem conciliações automáticas de contas contábeis, principalmente as contas de registro patrimonial e de resultado ligadas a tributos nacionais e internacionais?

3. Existe ferramenta de cruzamento eletrônico de obrigações tributárias acessórias, como DCTF x EFD, DCTF x DIRF, EFD x DIRF em funcionamento? Esses cruzamentos são feitos com periodicidade regular ou esporadicamente? Não há como duvidar que esses cruzamentos podem evitar problemas com os Fiscos, no futuro, antecipando-se aos problemas, pois permite análises críticas e objetivas sobre procedimentos adotados internamente para identificação de hipóteses de incidências, não incidências, isenções e alíquota zero de tributos, bem como declarar os recolhimentos de tributos, principalmente os federais.

4. São armazenados eletronicamente todos os arquivos XMLs de NF-es e de CT-es? Ou seja, sua empresa guarda, recupera, monitora e valida os Documentos Fiscais Eletrônicos, de forma automática? A computação em nuvem é uma realidade.

5. Sua empresa está preparada para desativação do emissor público de notas fiscais eletrônicas a partir de JAN/2017? Para responder sim a essa pergunta é ideal que sua empresa já tenha adquirido um programa emissor de documentos fiscais, para não correr riscos de entrar 2017 sem emitir documentos fiscais eletrônicos e perder vendas de produtos e serviços, a Secretaria de Fazenda de São Paulo irá descontinuar emissores gratuitos da Nota Fiscal Eletrônica e Conhecimento de Transporte Eletrônico em 2017. A informação está em http://www.fazenda.sp.gov.br/publicacao/noticia.aspx?id=4795.Demais autoridades tributárias de outros estados e municípios deverão seguir esse procedimento.

6. Sua empresa possui banco de dados com cadastro de estabelecimentos, usuários e produtos/serviços integrados ao ERP? Isso agiliza faturamento e recebimento eletrônico de documentos fiscais.

7. Sua empresa possui área específica de inteligência fiscal? Isso pode aumentar o grau de compliance de qualquer entidade e favorecer o processo decisório ligado à gestão de tributos de obrigações acessórias.

8. Sua empresa faz vendas de produtos por meio de aplicativos voltados para Smartphones? Isso pode aumentar a performance dos vendedores e aumentar os lucros.

9. Sua empresa faz controle eletrônico de tarefas da contabilidade ou ainda usa post-it e/ou “to do lists” manuais? Isso pode otimizar o tempo de execução das tarefas e reduzir custos com controles desorganizados de tempos e movimentos.

10. A contabilidade da sua empresa oferece relatórios periódicos de gestão de tributos em formato digital (pdf) ou quando um gerente ou diretor necessita tomar decisões importantes sobre tributos necessita de um balancete ou de um extrato da conta contábil de um determinado tributo? Usar a primeira opção favorece a disseminação da cultura de governança tributária em qualquer empresa.

11. Sua empresa faz controle em ERP de pedidos de compensação/ressarcimento/reembolso de tributos em todas esferas (federal, estadual e municipal? Ou ao menos federal, diante das dificuldades de parametrizar sistemas para tributos de 27 estados federados e de mais de 5.600 municípios?

Se as respostas forem sim para todas essas perguntas, a contabilidade da sua empresa está no rumo certo, pois não usar a tecnologia disponível hoje a nosso favor é derrota total. Por uma contabilidade cada vez mais digital, pois os recursos tecnológicos estão cada vez mais disponíveis e não podemos perder esse trem (que é bala). A contabilidade da sua empresa é realmente digital?

* Contador registrado no CRC-DF, atuando em Gestão Contábil e Tributária, liderando equipe de 5 pessoas diretamente e mais 9 indiretamente em 11 países diferentes. É Coordenador Contábil e Tributário na APEX-BRASIL.