Responsabilidade Arquivos Fiscal

O empresário quando decide abrir uma empresa tem uma ideia das obrigações que farão parte do seu cotidiano, como contratação de funcionários, controle de vendas, aquisição de software, pagamentos, compras, enfim…é uma infinidade de tarefas.

Ocorre que além de todas essas funções, existe uma em particular que é de extrema importância, e que a grande maioria dos empresários não dão a devida importância ou por não terem ciência, ou por preferir deixar sob responsabilidade da contabilidade que é o CONTROLE FISCAL DA EMPRESA.

É indispensável que a geração dos arquivos Sintegra ou Sped Fiscal/ Contribuições seja feito de forma correta, sem erros, e enviado dentro do prazo estipulado pela SEFAZ, caso contrário isso poderá acarretar em problemas, podendo levar a sua empresa para o “buraco”.

Podemos observar que é comum as empresas não possuírem profissionais qualificados para realizar este procedimento da geração dos arquivos e/ou não possuem um software adequado que facilita o cumprimento de tal obrigação, por este motivo preferem deixar na “mão” da contabilidade.

Há também empresas que desconhecem que tem esta obrigatoriedade e na maioria dos casos são surpreendidos quando passam por alguma fiscalização da Receita Federal.

Na verdade, a contabilidade pode realizar tal procedimento, mas isso é algo que deve estar bem alinhado entre as partes, pois caso a contabilidade não realize a obrigação isso pode causar graves problemas entre a empresa e o Fisco, visto que a lei é bem clara ao informar que a responsabilidade da geração é do CONTRIBUINTE, ou seja, da empresa, conforme disposto no Anexo VII Art.46 e Art.50 do RICMS/MG de 2002 nos seguintes termos:

(…) Art. 46. São obrigados à Escrituração Fiscal Digital (EFD) todos os contribuintes do ICMS, a partir de 1º de janeiro de 2014, mantidos os prazos de obrigatoriedade estabelecidos anteriormente pela legislação. (…)

(…) Art. 50. O contribuinte observará o disposto no Ato COTEPE ICMS nº 9, de 18 de abril de 2008, para a geração do arquivo relativo à Escrituração Fiscal Digital, quanto à definição dos documentos fiscais e as especificações técnicas do leiaute. (...)

É importante observar também o prazo para armazenamento dos arquivos e recibos de envio, pois a Legislação Tributária informa que para a exigibilidade de tal comprovação o prazo é de 5 anos, conforme disposto Art.96 RICMS/ MG:

Art. 96. São obrigações do contribuinte do imposto, observados forma e prazos estabelecidos na legislação tributária, além de recolher o imposto e, sendo o caso, os acréscimos legais:

§ 1° Nas hipóteses dos incisos II e III do caput deste artigo, quando os documentos e os livros se relacionarem com crédito tributário:

I - sem exigência formalizada, o prazo de arquivamento dos mesmos é de 5 (cinco) anos e será contado a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado;(...)

É necessário atentar-se para essas obrigatoriedades visto que existe a previsão de penalidades na lei, como pagamento de multas e geração de arquivos de forma retroativa quando:

- o envio não foi realizado;

- foi entregue em atraso;

- em desacordo com as informações reais;

- entregue dentro do prazo mas em branco, fato comum nas contabilidades.

Esses arquivos são muito importantes para te manter longe dos olhos do Fisco, então para que você não seja pego de surpresa, entre em contato com sua contabilidade e alinhe essas informações.

Fonte:
http://www.fazenda.mg.gov.br/empresas/legislacao_tributaria/ricms_2002_seco/anexovii2002_3.htm

http://www.fazenda.mg.gov.br/empresas/legislacao_tributaria/ricms_2002_seco/partegeral2002_5.htm

Autor / Fonte:Jordânia Lopes : Advogada