10 dicas para CFOs manterem documentos e impostos em dia durante a crise do COVID-19

TMF Group preparou orientações práticas para que times financeiros mantenham o compliance de empresas internacionais durante o período

Em tempos de home office global e mudanças frequentes nas políticas econômicas e fiscais dos países para de ajustarem às novas realidades impostas pelo novo coronavírus, os Chief Financial Officers (CFOs) encaram um novo desafio: como manter todas as documentações, impostos e relatórios contábeis em dia?

Para sanar dúvidas e clarear a visão destes executivos, a TMF Group, especialista em serviços de contabilidade, folha de pagamento e internacionalização de empresas, preparou um guia prático para manter o compliance mesmo em tempos de crise internacional. Veja abaixo:

• Entrega de documentos: mudanças no trabalho podem afetar a habilidade do time de completar relatórios internos e preparar os documentos fiscais necessários. Alguns países como Ucrânia, Rússia e Filipinas requerem que os relatórios de contabilidade sejam disponibilizados fisicamente, sendo necessário o despacho por correio. Para garantir que as entregas sejam feitas dentro do prazo, é necessário revisar o processo de entrega de documentos de todos os países onde a empresa está presente, desenvolver um processo consistente para o armazenamento e despacho eletrônicos de documentos, oferecer informações e sistemas que possam ser acessados remotamente e determinar os responsáveis por essa tarefa.

• Manter-se por dentro das novidades: relatórios existentes podem não ser mais adequados durante a pandemia. No atual ambiente de negócios, os relatórios precisam oferecer informações que sejam fundamentais para apoiar uma forte e rápida tomada de decisões. Por isso, é essencial revisar o conteúdo dos relatórios atuais para trabalhar somente no que é importante, identificar áreas que precisam ser monitoradas para garantir a continuidade dos negócios, monitorar o fluxo de caixa e os investimentos da empresa, além de pesquisar leis locais que afetem os ativos da empresa.

• Tesouraria: uma tesouraria em bom funcionamento é fundamental para garantir que o caixa da empresa esteja sustentável. Neste momento, é necessário revisar os processos para garantir que os times tenham responsabilidades e objetivos claros. Além disso, é importante revisar o processo de aprovação de pagamentos e seus limites - que podem precisar de ajustes temporários -, garantir infraestrutura tecnológica para que as operações financeiras possam ser feitas de forma remota, verificar o impacto do comércio exterior no caixa e gerenciá-lo.

• Obrigações contratuais: revisar contratos (especialmente os grandes) é imprescindível durante a pandemia. Os contratos podem conter penalidades financeiras, contingências ou provisões “escondidas” que devem ser refletidas nas contas.

• Políticas de contabilidade relevantes: as políticas de contabilidade existentes podem não ser adequadas se não refletirem a realidade atual das operações da empresa. Certos eventos podem desencadear a necessidade de ajustes nas políticas de contabilidade como, por exemplo, redução de demanda, mudança na cadeia de suprimentos, acordos de liquidez, encerramento de contratos, instalações vazias, etc.

• Novas regras para pagamento de impostos: a maioria dos anúncios relacionados a impostos envolvem extensões de prazos, multas e cancelamento de penalidades. Em muitos países, as datas de envio de documentos continuam as mesmas, mas as empresas receberam tempo extra para pagar. Alguns países estão oferecendo reduções de impostos para empresas que continuarem a pagar em dia. É importante levar em conta os países nos quais a empresa deve solicitar a extensão de prazos ou o cancelamento para que eles possam valer.

• Divulgações sobre gestão: é importante avaliar de forma abrangente o impacto de curto e longo prazo da pandemia sobre as operações. O impacto sobre resultados devido ao aumento ou à redução da demanda, mudanças em cadeias de suprimentos, situação econômica ou grandes parceiros comerciais, riscos ou incertezas contábeis e de fatores macroeconômicos precisam ser monitorados para serem divulgados na empresa, quando necessário.

• Fechamento de declarações do ano-base 2019: os prazos das declarações financeiras de 2019 estão chegando. Você deve ter tudo pronto para fechar as contas de 2019, mas ainda deve avaliar o impacto do COVID-19 sobre os negócios e pensar sobre quaisquer riscos e incertezas, assim como quaisquer ações de mitigação que possam ser incluídas como declarações.

• Benefícios governamentais: governos de todo o mundo estão oferecendo incentivos fiscais e financeiros para que as empresas possam se manter funcionando e pagando funcionários adequadamente. Eles se dividem em três categorias: apoio ao fluxo de caixa (atraso de impostos, empréstimos governamentais e outros subsídios), apoio ao emprego (subsídios para folha de pagamento ou cobertura de porcentagem dos salários) e apoio administrativo (estendendo prazos de envio de declarações). Com experts em mais de 80 países, a TMF Group auxilia as empresas a estudarem as opções disponíveis nos países em que atuam e como recebê-los.

• Planejamento financeiro: alguns países já estão se movimentando para reduzir as medidas de quarentena e reviver suas economias. No entanto, a pandemia está em curso e é preciso alocar os recursos da empresa internamente – e externamente – da melhor forma. Nesses casos é necessário, entre outras medidas, garantir que todos os cargos chave estão propriamente preenchidos, preparar planos de contingência financeira, considerar fazer uso de recursos temporários e o lançamento rápido de tecnologias, se elas estiverem disponíveis facilmente.