É provável que você já tenha passado por dias em que as horas não são suficientes para fazer tudo o que precisa dentro do seu expediente, não é mesmo? Essa sensação é comum, mas não precisa ser assim. Afinal, o tempo pode e deve ser seu aliado. Entretanto, para isso você deve se focar em melhorar a gestão de tempo na sua empresa. É só o controle desse tempo que vai permitir que você transforme uma rotina de atrasos em dias produtivos e organizados.
Uma pesquisa feita pela escola de negócios John Molson, da Universidade Concórdia, em parceria com a Universidade Laval, no Canadá, indica que a boa gestão de tempo funciona e traz satisfação na vida pessoal dos colaboradores.
Para Matheus Marcondes, CEO da Smile University, edtech de gestão e marketing para profissionais liberais, a gestão de tempo se refere ao planejamento, à organização e ao controle do tempo que a empresa precisa para trabalhar de forma eficiente e funcional. “Ela possibilita um maior controle e organização sobre as atividades que precisam ser executadas, o trabalho da equipe e o atendimento aos clientes”, afirma o executivo.
O especialista aponta sete dicas para como aumentar a produtividade e garantir uma maior previsibilidade financeira ao seu negócio.
A primeira coisa a fazer para aplicar a gestão de tempo em empresas é se planejar. Responda a algumas perguntas como:
É preciso criar processos e definir regras para que as atividades sejam priorizadas e registradas da maneira adequada. Ao fazer isso, você reduz as chances de problemas.
Logo, é fundamental criar processos para todas as áreas do negócio. Afinal, furos na agenda atrapalham a organização do tempo, mas são muito comuns. Para evitar que eles tenham um impacto ainda mais negativo na sua rotina, uma dica é a criação de um processo de confirmação de horário no dia anterior.
Você pode adotar uma ferramenta que envie automaticamente uma mensagem para os clientes e colaboradores da empresa.
Além de aumentar a taxa de comparecimento, esse tipo de lembrete antecipa possíveis desmarcações.
De maneira geral, dessa etapa o importante é que você compreenda qual é o fluxo atual de trabalho que interfere em sua agenda. A partir disso, busque por soluções que envolvam o atendimento e trabalhe para que ele funcione de maneira fluida e objetiva.
Envolver sua equipe significa que todos sabem como sua empresa se organiza. Como são os processos e o que fazer em cada momento.
Assim que você fizer o planejamento e organizar os processos, é hora de apresentá-los à equipe e ouvir sugestões.
Dessa forma todos vão entender os procedimentos e até mesmo sugerir melhorias de acordo com suas próprias experiências.
Muitas vezes, quando entramos em contato com um cliente pela primeira vez, não temos ideia do que iremos encontrar.
Portanto, é importante que você tenha um tempo médio maior predefinido para momentos como esse, em especial para avaliações que vão direcionar à contratação.
Tenha certeza de oferecer um excelente atendimento ao cliente, ouça o que ele tem a dizer e lembre-se de que essa etapa é fundamental para que ele contrate o seu serviço.
Fazer pequenas pausas entre as atividades ajuda a lidar melhor com seus atendimentos, sem sobrecarregar a sua mente. Afinal, assim como toda ferramenta, ela também precisa de intervalo.
Além disso, pode ser que você precise desse intervalo para ajustar o tempo de algum atendimento anterior que tenha demorado mais do que o esperado.
O uso de ferramentas é primordial no auxílio à gestão do tempo. Opte por ferramentas básicas para marcação de compromissos e reuniões, como o Google Calendar, ou mesmo outras soluções online.
Tudo aquilo que facilita e otimiza o seu trabalho é bem-vindo.
Não se deixe levar pela tentação de resolver tudo em um só momento. Você precisa ser fiel com seus horários no trabalho, para que eles não invadam a sua vida pessoal.
É claro que vez ou outra não será um problema. Porém, tenha atenção para que isso não se torne uma constante em seu negócio e traga problemas no futuro.
Seus horários e de sua equipe fora do trabalho são tão importantes quanto aqueles dentro da empresa. Afinal, sua mente e corpo precisam de descanso para trabalhar bem.