Sabotadores de reuniões?

Há alguns dias, um amigo confidenciou que se sente “sabotado” toda vez que sai de uma reunião improdutiva em sua empresa.

Intrigada, fui questioná-lo sobre aquela expressão e ele rapidamente retrucou:

- Sim! Sabotado! As pessoas sabotam o meu tempo, minha criatividade, minha motivação.

Se pensarmos bem, muitas reuniões de trabalho são extremamente desgastantes e não geram o resultado esperado. Isso acontece por diversos fatores: talvez elas não sejam realmente necessárias, o tempo para cada assunto é mal dimensionado, a pauta costuma ser extensa demais ou as pessoas não se comprometem como deveriam. 

São nesses momentos que entram em cena os sabotadores de reuniõesque acabam contribuindo para que esses encontros se tornem ainda mais improdutivos. Conheça alguns deles:

- O pessimista – sabe aquele colega que, ao ouvir uma ideia, corta logo o seu raciocínio dizendo que não dará certo? Esse está sabotando a suacriatividade.

- Os cochichadores – são aquelas pessoas que conversam paralelamente durante toda a reunião. Não sobre o conteúdo que está sendo apresentado, mas talvez sobre o capítulo da novela, sobre um novo programa de computador ou sobre o chopp após o expediente. Esses estão sabotando a sua concentração.

- O prolixo – é aquela pessoa que não consegue chegar à conclusão alguma do que está apresentando. Fala sem nenhuma objetividade e os seus slides de Power Point parecem não ter fim. Essa está sabotando o seu tempo.

- O exibido – é aquele que em toda a reunião menciona com alguns predicados a mais o que está fazendo. Geralmente são atividades rotineiras, nada mais do que a sua obrigação, mas ele precisa transformá-las em algo surpreendente para ser visto pelo chefe e acaba “roubando” o tempo de um assunto importante. Esse está sabotando a suapaciência.

- O desnorteado – é aquele que foi chamado para a reunião, mas nem ele mesmo sabe o porquê. Como não conhece a maioria dos assuntos que está sendo dito, ele dorme todo o tempo e acaba virando alvo de piadas. Esse está sendo sabotado grotescamente, pois ao invés de estar em sua mesa realizando o seu trabalho, fica preso a uma reunião que nada lhe trará de benefícios.

- O mau condutor – é aquele que convocou a equipe para uma reunião, mas, em um determinado momento, perdeu o controle de toda a situação. Não conseguiu controlar o tempo, as pessoas e os assuntos em pauta. Esse está sabotando toda a empresa, pois como diz um ditado popular, “time is money”.

Como solucionar então todos esses problemas que envolvem uma reunião?

Em primeiro lugar é preciso que as organizações desenvolvam um programa eficaz de comunicação, em que cada integrante de um setor conheça claramente os seus papéis e as suas responsabilidades dentro de uma equipe, assim como o impacto do seu trabalho nas atividades do colega. Isso já evitará muitas reuniões rotineiras desnecessárias em que as pessoas são chamadas apenas para mostrar o que estão fazendo.

Em segundo, deve-se ter uma atenção redobrada às pessoas que serão chamadas para uma reunião.

Antes de enviar os convites, responda à três perguntas básicas: Qual o objetivo da reunião?  /  O que será apresentado?  /  Qual o produto a ser obtido?

Somente após ter clareza das respostas, convoque as pessoas que realmente precisam estar presentes.

Em terceiro, prepare uma pauta curta com assuntos realmente importantes e com a menor carga horária que conseguir. Após 30 minutos em uma sala de reunião, as pessoas começam a se dispersar realmente.

Em quarto lugar, procure um excelente condutor de reunião, que consiga controlar o tempo e seja assertivo com as pessoas, evitando conversas paralelas, assuntos sem propósitos e discursos longos e pouco efetivos.  

E em quinto, aplique uma avaliação de reação após a reunião com perguntas do tipo: “Eu estava realmente comprometido?”, “As discussões foram produtivas e trouxeram resultados?”, “Como percebo a minha participação durante a reunião?”, Esses insumos serão importantes para tornar os futuros encontros mais efetivos.

Lembre-se: reuniões devem ser extraordinárias e servir para estudar um novo processo de trabalho, apresentar um programa para o próximo ano, comunicar algo realmente importante ou levantar sugestões para resolver determinado problema. Fora isso, são apenas rotinas de trabalho e que não valem o tempo e a paciência das pessoas.