7 passos para uma boa gestão de estoque

A inovação nos serviços de logística é essencial para manter as vantagens em relação à concorrência e reduzir os custos logísticos, que consomem boa parte do faturamento das companhias brasileiras. Segundo a Fundação Dom Cabral, as empresas gastam, em média, 12,37% do seu orçamento bruto com custos logísticos no Brasil. Para reverter esse quadro, organizações de todos os portes e de todos os setores estão reconhecendo a necessidade de investir em tecnologia para obter maior agilidade na execução da cadeia de abastecimento e maior vantagem competitiva.

Muitas empresas estão optando por fazer parcerias com operadores logísticos terceirizados (3PL – abreviação do inglês Third-party logistic), com os quais conseguem aumentar seus recursos e capacidades para superar os desafios do setor. O outsourcing logístico oferece localizações mais próximas dos clientes e podem ser alocados, retirados ou realocados rapidamente, proporcionando uma melhor adaptação às exigências do mercado. Essa solução fornece o benefício da flexibilidade de aumentar ou diminuir o fluxo de trabalho, de acordo com a volatilidade do ramo de atividade e com as condições econômicas.

Mesmo assim, muitos 3PLs se deparam com aplicativos defasados, falta de capacidade em transações móveis e na identificação automática (por código de barras), gestão de trabalho ineficiente, falta de apoio a fluxos de trabalho para diversos clientes e gestão de inventário/espaço, problemas de faturamento e outros problemas relacionados às capacidades essenciais para conquistar este mercado de alta competitividade.

Assim, Ruben Belluomo, diretor de vendas da Info, empresa de software global, elaborou um roteiro das melhores práticas para aperfeiçoar a sua gestão de estoque e obter vantagens com uma estratégia 3PL:

1 - Desenvolver e comunicar as estratégias comerciais aos gerentes e funcionários

Muitas empresas não estão documentando ou comunicando seus planos de ação às pessoas encarregadas de executá-la. O alinhamento estratégico dos seus recursos operacionais com sua força de trabalho faz com que seja mais fácil executar os processos e atividades que mantêm sua empresa competitiva e produtiva. Uma organização bem alinhada e que possui métricas de desempenho em sinergia com os projetos, tem mais chances de contar com uma equipe de trabalho motivada e que desempenhe suas atividades de forma mais eficiente e produtiva para obter resultados desejados.

Ao investir tempo analisando a funcionalidade, os recursos tecnológicos da plataforma utilizada, os roteiros futuros e a experiência no ramo, oferecidos pelos 3PL, você criará um entendimento básico sobre como a TI pode te auxiliar na relação com a concorrência e a desempenhar operações de nível mundial. Quanto mais experiências um fornecedor tiver na área em que você atua, mais tecnologia terá para se adequar às suas exigências.

2 - Identificar líderes de processos em período integral para gerenciar o projeto

Esta não é uma tarefa a ser executada em meio período. Especialistas no assunto (SMEs), responsáveis pelos processos, gerentes, operadores e outros participantes podem ser contratados para trabalharem em meio período, conforme solicitado pelos gerentes de projeto. O projeto em si, juntamente com a documentação e a comunicação com o comitê diretor durante todo o processo de seleção, é uma tarefa em tempo integral.

3 - Avaliar e documentar os processos de execução da cadeia de abastecimento e fluxos de trabalho

Isto é especialmente essencial para um 3PL que atende diversos clientes, que possuem exigências de pedidos, sistemas, fluxos de trabalho e pedidos de custos/faturamento diferentes. É vital analisar e revisar detalhadamente cada um dos processos de execução da cadeia de abastecimento para identificar as áreas a serem inovadas, bem como determinar as exigências do sistema. O levantamento impreciso de exigências é o principal motivo de erro ou falha nas implantações.

4 - Conduzir uma pesquisa de mercado secundária sobre os sistemas e tecnologias de execução da cadeia de abastecimento

Aproveite que muitos fornecedores têm muitos anos de experiência em um determinado setor e deixe-os explicar o processo de seleção pelo qual passaram, a experiência de implantação (boa, ruim ou péssima), vivência com a operação e manutenção contínuas, adoção de nova funcionalidade, facilidade de integração e suporte a fluxos de trabalho, faturamento e operações com diversos clientes.

É importante conduzir esta pesquisa antes do processo de seleção. Essa ação vai lhe ajudar a consolidar suas exigências e a validar sua lista resumida. Isto também poderá alertá-lo sobre novas considerações que você ainda não tenha documentado.

5 - Mapear suas descobertas (funcionalidade e características) nos processos, métricas e estratégias

Partindo das orientações da etapa três, também é importante corresponder à funcionalidade que está disponível no mercado aos seus processos específicos para identificar rapidamente quaisquer lacunas nas aplicações. Isto também ajuda a revelar e quantificar a forma como a nova tecnologia pode melhorar as operações.

6 - Conduzir uma pesquisa com usuários não referenciados

Além das referências fornecidas pelos candidatos do seu sistema, identifique os usuários dos aplicativos que não são referências. Elabore uma lista abrangente de perguntas para a entrevista e realize quantas entrevistas possíveis com usuários dos aplicativos.

7 - Liberar um questionário RFP para os vendedores qualificados e conduzir um processo de seleção rigoroso

Durante este processo, você poderá identificar áreas a serem aprimoradas dentro das suas operações atuais. Você também poderá descobrir que seus sistemas existentes podem ser atualizados ou expandidos com novas funcionalidades ou nova tecnologia, e que você não precisa necessariamente de um sistema novo. É importante fazer uma revisão e levantamento completo sobre a estratégia, do pessoal, processo e tecnologia para determinar as suas necessidades de solução.