Controle de Ponto Pelo Celular: Quais as Vantagens e Por Que Adotar?

O que vem a sua cabeça quando você pensa em controle de ponto? Longas filas de colaboradores entediados aguardando a sua hora de colocar o dedo no leitor biométrico?

Ou mesmo filas ainda mais longas de pessoas irritadas porque o leitor não está funcionando direito?

Esse é o cenário que muitas empresas acabam vivendo por ainda não terem se atualizado para as novas tecnologias de controle de ponto pelo celular.

O smartphone desempenha vários papéis na vida das pessoas e no cenário empresarial tende a facilitar alguns processos como a marcação de ponto.

Isso porque ele não só evita as irritantes filas como também permite que o colaborador registre o ponto de onde estiver, algo bastante prático em um período de home office ou jornada híbrida.

Essa comodidade não beneficia somente com o colaborador. A empresa, especialmente o setor de RH e DP, também aproveita os diversos benefícios, como, por exemplo, nunca mais precisar coletar assinaturas para fechar a folha de ponto.

E isso é só o começo. Existem ainda inúmeras outras vantagens pelas quais adotar o controle de ponto pelo smartphone.

Neste texto, você entenderá como essa tecnologia poderá ajudar a sua empresa a entregar melhores resultados.

Curioso para saber como funciona? Continue lendo!

Como funciona o controle de ponto pelo celular?

Como você já deve imaginar, o controle de ponto pelo celular funciona de forma similar a outros sistemas de gestão de jornada de trabalho.

Afinal de contas, o grande objetivo é registrar o período que foi realmente trabalhado. Contudo, a marcação é realizada de maneira mais moderna, feita pelo smartphone ou tablet do colaborador.

Ademais, sistemas multiplataforma, como o Tangerino, permitem que a marcação seja feita até mesmo no navegador, facilitando muito a vida do colaborador e servindo como uma barreira para esquecimentos que atormentam sempre o RH.

Apesar da similaridade das funções, controlar o ponto por meio do celular tem algumas diferenças. A primeira delas é que fica muito mais prático e seguro tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Outra é que o sistema fica totalmente hospedado na nuvem, eliminando a necessidade de contratar ou comprar hardware de registro de ponto para o escritório.

Não somente, existem diversos mecanismos de segurança colocados em prática para evitar fraudes… algo que não pode ser dito das folhas de ponto tradicionais.

Mais à frente neste texto, abordaremos a respeito de todas as vantagens em utilizar um sistema de controle moderno de jornada de trabalho. Agora, é preciso responder à principal dúvida sobre esse assunto: controle de ponto pelo celular é legal?

O que diz a lei sobre o controle de ponto pelo celular?

Essa é uma das perguntas mais comuns que recebemos aqui no Tangerino e já te adiantamos que realizar o controle de ponto utilizando o smartphone é sim legal!

Desde 2011, por meio da Portaria nº 373/11, a adoção de sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho pelos empregadores é uma possibilidade.

Mas, mesmo antes dessa portaria, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) já determinava a obrigatoriedade do controle da jornada de trabalho para empresas com mais de 20 funcionários.

Nesse cenário, toda empresa necessita anotar a hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico do seu colaborador.

Com as novas tecnologias, é cada vez mais comum que o método eletrônico seja adotado. Nesse caso, existem duas portarias sobre o ponto eletrônico.

Fizemos um texto super completo sobre este assunto e recomendamos sua leitura na íntegra.

Entenda o que diz as portarias do ponto eletrônico

Mesmo achando interessante a leitura na íntegra do texto sobre as portarias do ponto eletrônico, deixaremos explicadinho o que são as Portarias 373 e 1510 aqui mesmo, neste artigo. Confira.

A Portaria 1510 de 2009

Essa portaria surgiu para “disciplinar o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP)”.

Ela trata principalmente sobre como esses sistemas precisam se comportar para garantir que a finalidade legal não seja desvirtuada. Assim, ela trata sobre:

• As restrições de horário à marcação;
• Sobre a automatização do registro;
• A possibilidade de alteração dos dados registrados.

Em suma, ela descreve os antigos relógios de ponto e sobre como essa tecnologia, que já está ganhando o seu lugar nos livros de história trabalhista, deve se comportar a fim de garantir a segurança dos dados para empresa e colaboradores.

A Portaria 373 de 2011 atualiza a anterior

A Portaria 373 surgiu como uma forma de regulamentar a adoção de sistemas alternativos de controle de jornada de trabalho, desde que autorizados por Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho.

Nela, são definidas algumas regras que sistemas inteligentes, como o Tangerino, devem se atentar:

Art. 3º – Os sistemas alternativos eletrônicos não devem admitir:
I – restrições à marcação do ponto;
II – marcação automática do ponto;
III – exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV – a alteração ou eliminação dos dados registrados pelo empregado.

§ 1º – Para fins de fiscalização, os sistemas alternativos eletrônicos deverão:
I – estar disponíveis no local de trabalho;
II – permitir a identificação de empregador e empregado; e
III – possibilitar, através da central de dados, a extração eletrônica e impressa do registro fiel das marcações realizadas pelo empregado.

Posto isso, a partir da portaria, novas tecnologias foram aceitas na gestão de ponto, revolucionando a forma que o trabalho do RH e DP podem ser desenvolvidos dentro da empresa.

Afinal, qual a diferença entre o ponto por celular e o ponto tradicional

A principal diferença entre essas formas de controle da jornada de trabalho é que uma é realizada por um relógio de ponto (REP), que fica fixo no local de trabalho. Já o modelo mais moderno utiliza celulares para fazer o registro.

Como já falamos nesse texto, isso implica em jornadas de trabalho muito mais flexíveis e adaptáveis às necessidades dos colaboradores.

Mas as diferenças não param por aí. Na forma tradicional, é necessário que um analista do RH vá até o REP com um pen drive, exporte as informações e depois as organize de forma que o time possa usar para fechar folha de pagamento, banco de horas e muito mais.

Nem precisamos reforçar que essa forma de trabalho é bastante arcaica e só faz com que seus colaboradores percam tempo, não é mesmo?

Hoje em dia, plataformas como o Tangerino centralizam todas as informações que ficam prontas para serem utilizadas em tempo real, sem a necessidade de preencher planilhas.

Isso é particularmente útil para empresas que têm uma atuação descentralizada ou mesmo colaboradores espalhados em diversos endereços ou mesmo diferentes cidades.

E esses são só problemas gerados por limitações da tecnologia adotada pela empresa. Veja abaixo outras questões que você deve ficar atento:

Problemas do controle de ponto tradicional

Se você já utilizou o REP, certamente já se viu com algum dos problemas acima, contudo, eles não são os únicos:

Ajuste manual de hora e data

É preciso que o RH se responsabilize por deixar todos os relógios sincronizados com a mesma hora e data. Um erro aqui pode gerar inúmeros problemas, inclusive que envolvam questões legais.

Falta de energia

Imagine que você está trabalhando, bem próximo ao horário de ir para casa e a energia acaba.

Isso faz com que a maioria dos relógios fique indisponível, obrigando o RH a criar metodologias alternativas para a marcação do ponto.

Já ao utilizar o ponto digital, mesmo que não tenha internet, é possível fazer a marcação offline e aguardar para que o celular esteja online novamente.

Assim, o ponto é registrado automaticamente sem a necessidade de criação de novos processos que só atrapalham a rotina do RH.

Erro na leitura da digital

Um dos erros mais comuns em um REP e que deixa todos os colaboradores com os nervos à flor da pele está nos leitores biométricos.

Para empresas que utilizam essa tecnologia, é muito comum a formação de filas no final do expediente por conta da demora de reconhecer a digital.

Essa falha pode acontecer por diversos motivos: pele seca ou úmida, cortes e até mesmo a oleosidade natural do dedo.

Problemas na impressora do comprovante

A lei é clara: o relógio de ponto deve fornecer um comprovante do registro para os colaboradores. Essa é a única garantia que o funcionário tem nesse tipo de plataforma.

Contudo, como você já deve imaginar (ou mesmo já presenciou isso): elas vivem dando problemas, seja pela falta de papel ou por emperramento.

Independentemente da causa, essa é uma situação que deixa os colaboradores ociosos e aguardando por vários minutos.

Qual o melhor tipo de controle de ponto para a sua empresa?

Atualmente, sua empresa pode escolher entre 4 tipos de controle de ponto. Veja abaixo mais informações sobre cada um deles.

Controle manual

Essa forma de controle envolve o registro das jornadas por meio de livros de ponto, fichas entregues pelo RH ou planilhas. Lembrando que esse método só é possível para empresas que possuem menos de 20 funcionários.

Esse modelo tem sido amplamente substituído por soluções mais modernas, já que possibilita fraudes e há a necessidade de investir horas de trabalho no processamento dessas informações, sem falar dos riscos fiscais e trabalhistas.

Controle mecânico

Foi aqui que o dizer “bater ponto” surgiu. Nessa modalidade, são utilizados relógios de ponto cartográficos que registram fisicamente, em um cartão individual, a hora e o dia.

Todo final do mês, o RH recolhe os cartões e transfere essas informações para um software de controle de ponto a fim de contabilizar todas as horas trabalhadas.

Contudo, nesse cenário ainda é comum fraudes, como o registro do ponto por terceiros. Além disso, também é uma rotina bastante pesada o recolhimento e transferência desses dados.

Sem falar que dispende tempo e a chance de erro humano é bem grande.

Controle eletrônico

O controle feito nos relógios de ponto se difundiu rapidamente pelo Brasil, especialmente após a publicação da Portaria 1510 do MTE.

Diferente da forma anterior, os REPs oferecem muito mais segurança para o empregador e empregado, facilitando a integração com outras tecnologias, já que os dados podem ser exportados para outros formatos.

Assim, o grande problema do controle vem na forma da própria manutenção das máquinas, uso excessivo de papel, dependência de eletricidade, etc.

Controle de ponto alternativo

Desde a Portaria 373 do MTE, os controles de ponto alternativos têm aparecido como uma solução realmente revolucionária.

O que antes dependia da aquisição de hardware físico, agora pode ser feito facilmente por meio do computador ou mesmo utilizando o celular.

O Tangerino ainda oferece diversas camadas de segurança para garantir mais confiabilidade nos dados, como localização, reconhecimento facial e até mesmo assinatura digital.

Tudo isso para que empresa e colaboradores possam estar sempre resguardados mesmo quando não há internet.

Quais são as vantagens de adotar o controle de ponto pelo celular?

Quando pensamos na gestão de ponto na palma da mão, existe um grande número de benefícios que acompanham esse avanço tecnológico.

Abaixo, você encontrará as 4 principais vantagens para a empresa e os colaboradores.

1. Mobilidade

Claro que, ao contar com um controle de ponto por celular, a mobilidade seria um dos fatores que mais se destacariam.

Com a possibilidade de registrar o ponto de qualquer lugar, é possível ter pessoas trabalhando em toda parte mundo e contar com a geolocalização para garantir ainda mais segurança para os gestores.

Não somente, essa funcionalidade também possibilita a manutenção de equipes em home office. Para a Group Software, um grupo de empresas que utilizam o Tangerino, é importante para os colaboradores terema liberdade para trabalharem de onde quiserem.

Isso gera uma equipe mais satisfeita e produtiva! Assim, essa mobilidade e flexibilidade na modalidade de trabalho pode ainda ser um ponto diferencial na experiência do colaborador em sua empresa.

2. Dados centralizados e em tempo real

Quando se faz a gestão de ponto utilizando planilhas ou os métodos eletrônicos tradicionais, a tendência é que os dados fiquem espalhados pelos departamentos.

Outro problema dessas metodologias é a demora para que o RH e gestores tenham acesso aos dados a tempo de tomar decisões.

Ao utilizar o ponto online pelo celular, essa gestão fica muito mais fácil.

Primeiro porque todos os dados são concentrados no mesmo lugar, facilitando o seu gerenciamento e a sua transformação em inteligência para e empresa.

Ademais, gestores e RH também conseguem realizar um acompanhamento muito mais próximo dos colaboradores, observando questões como horas extras em excesso, por exemplo.

Tudo isso faz com que a tomada de decisão seja muito mais assertiva e economize bastante tempo com transmissão de dados.

3. Aumento da produtividade

Antes de falar como um bom sistema de gestão de jornada pode melhorar a produtividade, é importante entender quais são os fatores que acabam com ela:

• Horas extras em excesso;
• Trabalho fora de escala de forma constante;
• Acúmulo de banco de hora;
• Pagamentos incorretos;
• Sobrecarga de atividades.

Tudo isso pode ser corretamente rastreado com o uso correto do Tangerino, pois é possível visualizar em tempo real seus horários de entrada e saída, bem como banco de horas.

Um acompanhamento mais próximo a esses indicadores pode ajudar a empresa a compreender o que realmente é produtividade e melhor forma de ajustar essa visão para o valor do que é desenvolvido e não para as horas trabalhadas.

Não somente, esses dados, junto a uma pesquisa de clima organizacional, podem ajudar o RH na criação de uma série de ações a fim de fundamentar a cultura e melhorar a produtividade.

4. Relatórios automáticos e integração

Uma das grandes felicidades para o RH é dar adeus à necessidade de preencher planilhas manualmente.

O Tangerino oferece 12 relatórios essenciais para o dia a dia do Departamento de Recursos Humanos e também para os gestores:

• Folha de ponto exportada em AFD, AFDT e ACJEF;
• Eventos para a folha;
• Relatório sintético;
• Ponto com endereço;
• Banco de horas;
• Horas extras;
• Informações adicionais do ponto;
• Relatório de faltas e atrasos;
• Relatório de visitas e locais de interesse;
• Coleta de pontos originais;
• Absenteísmo;
• Motivos de ajuste.

Dessa forma, fica muito mais rápido realizar as funções que antes desperdiçaram o tempo dos analistas de RH.

Ademais, a possibilidade de integrar outros sistemas a nossa plataforma, transforma o fluxo de trabalho em algo muito mais fluído, já que não é mais necessário exportar e importar planilhas entre aplicativos.