NF-e: Qual é a realidade das pequenas empresas?

Em pesquisa realizada com 101 empresas que emitem ou pretendem emitir NF-e, foi possível detectar, pela primeira vez, informações relevantes para o contexto das pequenas empresas.

Os resultados refletem bem a realidade das empresas brasileiras. Pode-se perceber claramente o comportamento das pequenas e médias empresas com relação ao tema, uma vez que a amostra foi proporcional à participação desse segmento no número total de empreendimentos.

A pesquisa revela pontos importantes como:

1) A maior parte dos projetos de NF-e tem curta duração, 80% são concluídos em menos de 3 meses.

2) O volume de investimentos é baixo, 62% desembolsaram até R$10mil (considerando licenciamento e manutenção anual do software, hardware, consultorias, treinamentos e internet).

3) Contudo, apenas 15% das empresas prevêem que o projeto se pagará em até 6 meses.

Enfim, a maior parte das empresas ainda não está considerando NF-e como projeto de melhoria da gestão. As mudanças, para a maioria, são departamentais. Poucos compreenderam que as mudanças transcendem a organização. Por isso, houve pouco envolvimento das áreas comercias, jurídico e marketing, nos projetos (20%, 5% e 1,5%; respectivamente).

I – Perfil das Empresas

Cerca de 55% das empresas entrevistadas emitem menos que 500 notas fiscais por mês, 55% faturam até R$10 milhões por ano, 52% não têm filiais, sendo que 83% emitem ou emitirão NF-e por se enquadrarem naobrigatoriedade legal.

Percebe-se que a amostra da pesquisa se caracteriza por empresas de pequeno porte com um volume pequeno de documentos fiscais.

II – O Projeto de Implantação

80% das empresas concluíram seus projetos em até 3 meses. Apenas 17% dos projetos tiveram duração entre 4 a 6 meses.

Com relação aos custos do projeto, 62% investiram até R$10mil, 22% de R$11mil a R$30mil e aproximadamente 10% entre R$30mil a R$100mil.

Quando o assunto é retorno do investimento, os números são muito dispersos. 22% acreditam que o projeto foi só despesa, não haverá retorno. Além disso, 23% sequer sabem se o projeto se pagará ou não. Por outro lado, 15% afirmam que o projeto atingirá o ponto de equilíbrio em até 6 meses. 20% de 6 meses a um ano e 20% em mais de um ano.

70% dos entrevistados informaram que a área contábil participou do projeto. Outras áreas que participaram foram: fiscal (63%), tecnologia (55%), administrativa (38,5%), diretoria (31%), compras (25%). Em 45% dos casos, houve envolvimento do próprio dono da empresa. Contudo, apenas em 25% das empresas ocorreu a contratação de consultoria externa.

III – Contingências

O Formulário de Segurança (FS ou FS-DA) é o principal mecanismo de contingência oficial utilizado pelas empresas com quase 89% das respostas.

Quanto às contingências estruturais, 67% utilizam “no break”. Além disso, 28% têm redundância de links de internet e 20% têm servidores redundantes.

Quase 20% das empresas utilizam o sofware gratuíto da SEFAZ/SP como segunda opção de sistema emissor.

IV – Certificados Digitais

62% dos pesquisados adquiriram e-CNPJ tipo A1 para assinar seus documentos eletrônicos, sendo que 24% preferiram o e-CNPJ tipo A3 em cartão e 12% em token. Menos de 10% optaram pelos certificados específicos para emissão de NF-e (e-PJ).

Quanto ao fornecedor, a Serasa ocupa a primeira posição com 47%, seguido pela Certisign com 27%.

IV – Fornecedor de Software

Percebe-se uma grande dispersão nos números, de forma que não é possível identificar nenhum fornecedor como predominante, conforme abaixo:

Mastermaq: 14%
Sofware próprio: 9%
Software gratuíto SEFAZ/SP: 9%
TOTVS: 9%
SAP: 3%
Outros: 56%

Essa questão foi aberta, de forma a não limitar nenhuma resposta.

V – Como as empresas detectaram a obrigatoriedade.

O contador e as Secretaria de Fazenda são os principais responsáveis pela divulgação das informações sobre aobrigatoriedade, conforme abaixo:

Contador: 49%
Secretaria de Fazenda: 26%
Site: 9%
Consultoria Fiscal: 4%
Cliente: 3%
Revista: 3%

Essa questão foi aberta, de forma a não limitar nenhuma resposta.

VI – Futuros Projetos.

SPED Contábil, SPED Fiscal e implantação de ERP estão nos planos de curto prazo da maior parte das empresas, com 66%, 54% e 49%, respectivamente.

Em seguida temos:
Implantação de software fiscal: 20%
Implantação de Nota Fiscal Eletrônica de Serviços: 17%
Planejamento Tributário: 17%
Auditoria Contábil: 13,5%
Adequação aos padrões internacionais de contabilidade: 12%
Gerencimento de documentos eletrônicos: 11%
Investimentos em segurança da informação: 11%
Auditoria eletrônica: 7%